消防認證企業(yè)編制體系文件應注意什么？體系文件在編寫過程中需要注意的問題有以下三個：
注意事項一、體系文件的先進性和經(jīng)濟性
認證規(guī)則提出的要求是對生產(chǎn)企業(yè)的通用要求。有的基礎薄弱的企業(yè)，在按照認證規(guī)則的要求編寫體系文件時，擔心今后難以施行。為促進質(zhì)量管理的科學性、先進性。生產(chǎn)企業(yè)應堅持認證規(guī)則的要求，嚴格對各項質(zhì)量活動的控制。同時，考慮到管理成本，體系的實際運作既要符合要求，又要合理、實用、可操作，盡可能降低運行成本。
注意事項二、體系文件的系統(tǒng)性和一致性
體系文件呈金字塔型結(jié)構(gòu)，所有的文件都共存于一個系統(tǒng)，文件之間相互關聯(lián)、相互引用。質(zhì)量手冊是綱領性文件，其他文件都不能有與他不符或矛盾的地方，而只能是它的細化、展開或具體化。在文本的表現(xiàn)形式上，應采用統(tǒng)一的格式，按照同一規(guī)則編號。為了做到體系文件的系統(tǒng)性和一致性，需要主編和所有參與編寫人員的充分溝通和協(xié)作。
注意事項三、體系文件的符合性和權(quán)威性
質(zhì)量手冊、程序文件的內(nèi)容應符合認證規(guī)則的要求，不能隨意裁減質(zhì)量要求。作業(yè)指導書要有可靠的技術依據(jù)，符合相關規(guī)范性文件的要求。體系文件應履行起草、審核、批準手續(xù)、由責任部門編號、印刷、發(fā)布，明確文件解釋人，確立并維護其在生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”地位，而不僅僅是在文件中包含批準人的姓名這一形式。
質(zhì)量手冊和程序文件，先編哪個比較好？
質(zhì)量管理體系文件化是質(zhì)量管理體系有效運行的基礎，體系文件化不是單純的文字工作，而是伴隨著體系的策劃、建立、記錄著體系從建立、試運行到不斷完善的發(fā)展歷程。先編手冊后編程序文件和先編程序文件后編手冊各有利弊。如果先寫手冊，對要素（過程的原則性描述難以體現(xiàn)生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理的特色。如果先寫程序文件，沒有手冊作指導，不確定因素多，編寫效率受到影響。為此，很多生產(chǎn)企業(yè)采取了“齊頭并進”的辦法。成立體系文件編寫小組，由質(zhì)量主管負責，學習認證規(guī)則和質(zhì)量管理知識以及先進生產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)驗，深入理解和掌握認證規(guī)則。在初步確定組織機構(gòu)、部門職能和人員職責以后，根據(jù)認證規(guī)則和實際工作的需要，討論確定需編寫的程序文件目錄，由質(zhì)量主管執(zhí)筆編寫質(zhì)量手冊，由參與過程和活動的人員分頭編寫程序文件。
由參與過程和活動的人員來編寫程序文件的好處在于：由于起草人對該項工作比較熟悉，了解國家相關法規(guī)的規(guī)定、生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)行管理程序形成的歷史原因、目前工作狀況和日常工作中相關部門的反映，寫出來的程序更容易貼近實際，同時也有利于使員工產(chǎn)生參與感和責任感。
質(zhì)量手冊和程序文件是否體現(xiàn)編寫者個人的意愿？
質(zhì)量手冊和程序文件是一種對生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部具有法規(guī)性質(zhì)的應用文件。它是在全面滿足認證規(guī)則的基礎上，管理層就生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系達成的共識。因此，高層管理者對質(zhì)量工作的認識和質(zhì)量管理體系的科學構(gòu)建，是體系文件編寫工作的基礎和前提。這就要求質(zhì)量手冊和程序文件不能攙雜編寫者個人的意愿，滿足認證規(guī)則并真實體現(xiàn)管理層的要求。
雖然，質(zhì)量手冊和程序文件的編寫不同于專業(yè)技術論文。它要求起草人員不僅對認證規(guī)則有較為全面、準確和深刻的理解，對生產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)狀有正確、真實的認識，對生產(chǎn)企業(yè)高層管理者的意圖能充分領會，而且還要有駕馭文字的能力，掌握文件編寫技巧。只有具備了以上要求，起草人員才能編寫出一份好的體系文件。
什么情況下需要更改手冊和程序文件？
盡管保持生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理體系的基本穩(wěn)定是其持續(xù)、有效運行的基礎，但是隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，各質(zhì)量要素以及體系標準對要素的要求會發(fā)生變化，質(zhì)量體系文件的更改（換版或修訂）也就不可避免。
質(zhì)量手冊作為生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理方面綱領性的文件，更改不應過于頻繁。如果不考慮個別文字的修改和斟誤的話，文件有必要進行實質(zhì)性修訂的情況并不多，一般情況下，引起質(zhì)量手冊換版或修訂的原因有：
· 《質(zhì)量手冊》所依據(jù)的標準、法規(guī)、規(guī)范發(fā)生變化；
· 生產(chǎn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化；
· 由于外部環(huán)境的變化，對質(zhì)量要素（過程）的要求隨之發(fā)生了變化。
與質(zhì)量手冊相比，程序文件更改較為頻繁，除了手冊更改，程序文件也要做相應更改以外，任何為提高工作質(zhì)量或工作效率而對原有操作程序進行更改、更新的，包括新增工作內(nèi)容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導致程序文件的更改。
質(zhì)量手冊和程序文件的編制格式有何不同？
GB/T19023-2003 《質(zhì)量管理體系文件指南》4.4.1條指出：“本標準允許各類組織在將其質(zhì)量管理體系形成文件時，在文件的結(jié)構(gòu)、格式、內(nèi)容或表述的方法方面的靈活性。”“在4.5.1條指出：”程序文件（硬拷貝或電子媒體）的結(jié)構(gòu)和格式應當由組織通過文字內(nèi)容、流程圖、表格以及上述形成的組合，或組織所需要的任何其他適宜的方式做出規(guī)定。“
手冊對質(zhì)量要素（過程）進行原則性描述，可包括或引用支持性程序。根據(jù)GB/T19023的要求，程序文件應包括標題、目的、范圍、職責和權(quán)限、活動的描述、記錄、附錄幾方面的內(nèi)容。
質(zhì)量手冊一般不對每個要素（過程）的目的、適用范圍和職責進行敘述。一個要素（過程）的控制可能涉及多項工作，每項工作程序都有自己的目的、適用范圍、涉及到的相關部門或人員的職責。而程序是圍繞一項工作而展開的，需要對某些問題做出具體的解釋或說明并提出質(zhì)量標準要求，因此每個程序都需要對目的、范圍、職責進行描述，但對某一個質(zhì)量要素（過程）而言，描述其目的、適用范圍、職責是不恰當?shù)摹?/div>
質(zhì)量手冊是適用于生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的一部”法規(guī)性“文件，從篇章結(jié)構(gòu)上看完全是一部完整的書，有前言、概述、引用文件、術語和定義、主體、索引、有的手冊最后還是后記，分章節(jié)、有附錄。而程序文件之間是靠相互引用來發(fā)生聯(lián)系的，每個程序文件相對獨立，內(nèi)容單一，只針對生產(chǎn)企業(yè)的某一項工作。如果把所有程序文件編在一起，我們稱之為程序文件匯編。
